온라인 회의의 기술 ② 온라인 회의의 3가지 전략과 준비 단계에서 체크포인트
"온라인에서 효율적, 효과적으로 회의하는 방법은 무엇일까?" 최근 많은 현업담당자의 고민을 하나로 요약한 말이다.
온라인 회의의 기술 ② 온라인 회의의 3가지 전략과 준비 단계에서 체크포인트
제호 : 2021년 03월호, 등록 : 2021-04-23 13:05:05
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"온라인에서 효율적, 효과적으로 회의하는 방법은 무엇일까?"

최근 많은 현업담당자의 고민을 하나로 요약한 말이다. 여기서 효율적이라는 것은 짧은 시간, 즉 60분 이내에 끝내는 것이고, 효과적이라는 것은 온라인 회의에서 구성원들의 적극적 참여를 통해 제대로 된 결론을 도출하는 것을 뜻한다. 이러한 회의를 하기 위해서는 온라인에 맞는 회의 전략이 필요하다.


슬기로운 온라인 회의 전략
똑같은 회의이지만, 온라인 회의가 오프라인 회의와 다른 점이 있다. 온라인 회의의 대표적인 세 가지 이슈인 집중도, 이해도, 참여도 문제이다. 

첫째, 집중도를 유지하기 어렵다. 온라인 회의는 각자 다른 장소에서 참석하기에 회의 진행자가 참석자들의 상태를 오프라인 회의실에서만큼 쉽게 파악하기 어렵다. 둘째, 이해도가 낮아질 수 있다. 모니터 안에서 대화하다 보니 서로의 목소리 음색과 톤, 표정, 몸짓 같은 비언어적 단서를 상대적으로 이해하기 어렵다. 셋째, 참여도가 떨어질 수 있다. 온라인 회의는 화면을 바라보며 참여한다. 사람들은 화면을 볼 때 수동적인 태도를 취하기 쉽다. TV나 유튜브를 볼 때 소파에 눕거나 편안한 태도로 보는 것처럼 말이다. 또한 다른 일을 하느라 회의에 집중하지 못할 때도 참여도가 떨어질 것이다. 이러한 3가지 문제를 해결하려면 어떻게 해야 할까?

60분 안에 회의 목적을 달성하는 온라인 회의를 하려면 회의 구성원의 집중도를 높이는 ▲콤팩트 회의Compact Meeting ▲이해도를 높이는 비주얼 회의Visualized Meeting ▲참여도를 높이는 인터랙티브 회의Interactive Meeting를 지향해야 한다. 


집중도를 높이는 콤팩트 회의
초점이 명확한 아젠다로 회의 집중도를 유지한다. 온라인 회의의 경우 초반 집중도가 높을 때, 논의할 주제를 한정하여 알려주는 것이 중요하다. 명확한 회의 목표와 논의 안건 순서를 알려주어 60분 안에 함께 집중해 회의를 마치도록 이끄는 것이다. 계획대로 초점 있고 밀도 높게, 즉 콤팩트하게 회의를 진행해 회의 구성원의 집중도를 끝까지 유지한다. 

이를 위해 안건별 논의시간을 티가 나게 구분해 주는 것이 좋다. 회의 진행자가 의도적으로 "지금부터 1번 안건에 대한 논의를 시작하겠습니다" "1번 안건에 대한 논의는 이것으로 마쳤고요. 이제 2번 안건으로 넘어가겠습니다" 등의 말을 하는 것이다. 한 회의를 길게 하고 있다는 느낌보다 여러 개의 미션(안건)을 하나씩 클리어해 가는 느낌이 들기 때문에 각각의 안건에 대한 집중도와 안건이 넘어가는 타이밍에 순간 몰입도를 높일 수 있다. "마지막으로 20분 내에 3번 안건을 논의해 정리해보겠습니다"라고 시간 안내를 더하면 끝까지 밀도 높게 회의를 운영할 수 있다. 

... 중략 ...

​장정열 (주)리얼워크본부장 / 국제공인 퍼실리테이터
《60분 온라인 회의 기술》 공저
 
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