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업무 효율화는 단순히 개인의 역량만으로 달성할 수 있는 목표가 아니다. 조직 내에서의 변화와 조화로운 팀워크가 필수적으로 수반돼야 한다. 이 과정은 마치 축구팀과 비슷한데, 축구 경기에서 팀 전체가 하나의 골을 넣으려면 선수 간의 원활한 커뮤니케이션과 협력이 필수적이다. 패스를 주고받으며 서로의 위치를 이해하고 상대의 움직임을 예측해 함께 플레이해야 한다.
조직에서도 팀과 팀 또는 팀원 간의 업무수행 시 축구팀과 같은 플레이를 해야 한다. 팀과 조직의 목표 달성을 위해 서로의 역할을 파악하고 협업을 하며 한 방향으로 함께 나아갈 때 조직의 업무 효율화가 이루어진다. 실제 조직에서는 많은 팀과 구성원들이 조직의 목표를 위해 다양한 업무를 수행한다. 다양한 사람과 업무만큼이나 소통과 협업의 과정에서 문제와 갈등이 생기며 비효율적인 업무가 발생한다. 이를 방지하기 위해서는 어떻게 해야 할까? 축구도 전략을 짜듯이, 조직에서도 업무의 역할과 책임을 명확히 해 서로의 업무를 파악하고 기준과 규칙을 정함으로써 효율적인 업무 환경을 조성하는 전략이 필요하다. 소통의 과정에서 갈등을 최소화하기 위해선 나를 비롯한 구성원들의 성격과 문제해결 방식을 잘 파악하고 존중하며 협업해야 한다. 그렇게 할 때 조직은 더 큰 성과를 이루고 팀원 개개인은 자신의 역량을 최대한 발휘할 수 있는 효율적인 팀과 조직이 될 수 있다. .jpg) 일잘러가 모이는 팀을 만드는 방안 조직마다 팀을 구성하는 기준은 기능별, 직무별, 프로젝트별 등으로 조직의 특성에 따라 달라진다. 그러나 팀에 소속해 있으면서 업무를 '혼자서' 수행하는 사람은 거의 존재하지 않는다. 팀원 간 협업을 하거나 팀 내에서 단독 업무를 하더라도 타 팀과 협업을 해야 업무를 수행할 수 있는 구조이다. 따라서 팀과 조직은 목표 달성을 위해 업무 효율성을 높이는 전략을 세워 '일잘러'들이 모이는 팀과 조직을 만들어야 한다. 이를 위해 가장 먼저 해야 할 일은 팀 안에서의 '나'를 이해하고 '다른 구성원'을 이해하는 것이다. 팀 내에서 자신의 역할을 명확히 파악하고 나와 다른 구성원의 강점과 약점을 이해하며 구성원들과의 협업에서 효과적으로 기여할 수 있어야 한다. 이 때 다양한 진단 도구를 활용해 내가 팀 내에서 어떻게 협업과 소통을 할 수 있는지를 파악할 수 있는데, 자신과 타인에 대한 이해를 돕는 대표적인 진단 도구 세 가지를 소개한다. · MBTI : 가장 대중적인 성격 유형 검사이다. 성격 유형을 16가지로 나눠 개인의 성향을 파악하며, 외향성/내향성, 사고/감정 등 4가지 척도로 구분한다. · 버크만 진단 : 개인의 흥미, 평소 행동, 욕구, 스트레스를 측정하며, 업무 방식 및 선호하는 근무 환경을 4가지 컬러와 도형을 통해 시각적으로 나타낸다. 특히 선호하는 '업무 방식'을 측정해 팀빌딩과 팀워크를 강화하는 도구로 활용할 수 있다. · 강점혁명 : 개인의 강점을 발견하고 이를 극대화해 잠재력을 발휘하도록 돕는다. 갤럽에서 개발한 'StrenthsFinder'는 34가지 테마로 개인의 강점을 분석해 업무 성과를 높이는 접근법을 제공한다. 이 도구들을 통해 팀원들 간 상호 이해를 높이고, 각자의 강점을 기반으로 업무를 분배해 업무 효율성을 극대화할 수 있다. 둘째, 역할과 책임을 명확히 하는 기준과 원칙을 세워야 한다. 업무를 진행하다 보면 경계가 애매모호한 역할과 책임으로 의사결정이 지연되는 비효율적인 업무환경에서 구성원들의 업무 몰입도가 떨어지는 상황을 목도하곤 한다. 이때 RACI 차트1)로 각 팀 또는 구성원의 역할과 책임을 명확히 정의해 의사결정을 빠르게 결정할 수 있도록 체계를 잡아볼 수 있다. ... 중략 ... |
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