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협업 과정에서 발생하는 그레이존, 어떻게 해결하나
그레이존Gray Zone이라고 들어보았는가? 어느 영역에 속하는지 불분명한 중간지대를 뜻하는 말로 원래는 초강대국의 세력권에 속해 있는지 알 수 없는 지역을 의미하는 정치 용어 또는 '기업이 추진할 신규 사업이 기존 법에 규정돼 있지 않아 규제 적용 여부가 불투명한 상태'를 의미하는 경제용어로 사용되는데, 최근에는 좀 더 광범위하게 협업 과정에서 발생하는 업무 분장이 애매한 영역을 지칭하는 용어로 활용되기도 한다.
협업 과정에서 발생하는 그레이존, 어떻게 해결하나
제호 : 2020년 10월호, 등록 : 2020-10-07 20:12:39
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그레이존Gray Zone이라고 들어보았는가? 어느 영역에 속하는지 불분명한 중간지대를 뜻하는 말로 원래는 초강대국의 세력권에 속해 있는지 알 수 없는 지역을 의미하는 정치 용어 또는 '기업이 추진할 신규 사업이 기존 법에 규정돼 있지 않아 규제 적용 여부가 불투명한 상태'를 의미하는 경제용어로 사용되는데, 최근에는 좀 더 광범위하게 협업 과정에서 발생하는 업무 분장이 애매한 영역을 지칭하는 용어로 활용되기도 한다.

그레이존은 예전에도 있었고, 지금도 존재하고, 앞으로도 존재할 수밖에 없는 영역이다. 특히 변화무쌍하게 진척돼 가는 기업의 목표 수행과정에서 더욱 빈번하게 발생하는데, 기업의 규모가 크고 부서나 업무 역할이 전문화돼 있을수록 그레이존은 문제가 되기 쉽다. 그 이유는 새로운 도전과제는 그 어떤 업무 영역에도 해당하지 않는 일들을 자연스럽게 만들어 내며, 기존에 주어진 수행 역할이나 구분이 변화되는 기업 환경과 과제에 맞춤화돼 있지 않기 때문이다. 그레이존이 당연히 존재할 수밖에 없다는 가정 하에, 이것이 '문제'로 이어지는 상황은 다음과 같다.

그레이존 자체를 인지하지 못할 때
어떤 목표수행 과정에서 그레이존 자체를 구체적으로 인지하지 못할 때이다. <그림 1>에서처럼 어떤 새로운 목표수행에 있어서 여러 부서 또는 구성원들이 협업해 역할을 수행해 내는데, 이 과정에서 인지되지 못한 그레이존에 해당해, 일의 빈틈을 놓치는 경우이다. 최근에 이 문제로 고민을 호소한 한 TF팀의 사례를 살펴보자. 

오프라인 유통을 전문으로 하는 A회사에서 온라인 사업부를 확대하며, 온라인 유통을 위한 플랫폼 개발을 하게 됐다. 이는 코로나19로 온라인 사업에 대한 기대가 커지면서 회사 차원에서 상당한 규모의 투자비를 투입해, 야심차게 준비했던 프로젝트였다. 

해당 사업에 있어서 개발 단계가 복잡하고, 또한 전문성이 요구되는 업무였기에 전체 프로젝트 중 30%는 협력사인 K, 또 30%는 협력사인 J, 나머지 40%는 TF팀에서 진행했다. 문제는 K, J, TF팀에서 각자 매우 열심히 준비한 개발된 프로그램을 연결하면서 발생했다. 세 파트가 딱 맞추어져서 연동되고 돌아가야만 하는데, 연결 부분과 관련된 프로그래밍이 잘못 설계된 것이다. TF팀에서 부랴부랴 확인해 보니, 커뮤니케이션 과정에서 그레이존이 생겼으나 그 누구도 확인하지 않고 일이 진척돼 버려서 오픈을 일주일 앞두고 엄청난 고생을 했으며, 결국 목표로 한 오픈 날짜가 늦춰졌을 뿐더러 UI의 디테일한 부분을 점검하지 못해 사용자 불편사례도 한동안 급증하는 등 혼선을 겪었다고 했다. 안타까운 것은 이 과정에서, 그 어떤 미팅 장면에서도 세 프로그램을 연결하는 부분과 관련된 디테일한 커뮤니케이션이 이루어지지 않았고 각자 자신들이 개발해야 하는 파트의 프로그램을 최대한 잘 수행하기 위해서만 최선을 다했다는 점이다.

일터의 수많은 업무 상황에서 위와 유사한 일이 벌어지곤 한다. 가장 큰 원인은 목표의 큰 그림을 함께 보며 유기적으로 만들어가는 상황 내에서 다양한 시나리오에 대한 열린 커뮤니케이션 빈도수가 적기 때문이다. 즉, '어떻게 잘 나눌 것인가?'에 집중하는 소통은 많지만, 그래서 어떻게 함께 만들어 낼 것인가에 대한 논의에 인색하면 일에 구멍이 생기게 되는데, 이 구멍은 가볍게 메울 수 있는 수준이 되기도 하고 때로는 치명적 문제로 조직 전체에 영향을 줄 수도 있다.

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최혜은 워디랩스 대표
 
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