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코로나19로 이제는 일상이 된 온라인 회의를 어떻게 잘 해낼 수 있을지에 대한 고민이 늘고 있다. 글로벌 IT 기업은 한 발 앞서 온라인 회의를 도입하고 안정적으로 정착시켰다. 그 노하우를 참고할 수 있다면 시행착오를 줄여 효율적인 온라인 회의를 진행할 수 있을 것이다.
.jpg) 아마존의 '진짜' 회의방식 글로벌 IT 기업에서 온라인 회의는 이미 일하는 방법과 기업문화로 정착되어 있는데 실제 현장의 모습을 소개한다. 필자는 국내 대기업 기획실 등에서 근무 후, 클라우드 컴퓨팅 회사인 아마존웹서비스(AWS)로 이직한 경험이 있다. 이에 직접 경험하고 느낀 아마존의 온라인 회의 사례를 정리해 봤다. 회의 목적을 기준으로 크게 3가지 형태 ▲논의 중심의 정기회의 ▲리더십과 교감하는 회의 ▲소속감을 강화하는 회의로 분류할 수 있다. 우리 조직의 온라인 회의와 비교하면서 시사점과 적용 부분을 찾아보면 도움이 될 것이다. 논의 중심의 정기회의 : 격주 글로벌 회의, 6페이지 분기 회의 격주 글로벌 회의와 6페이지로 진행하는 분기 비즈니스 리뷰 회의가 대표적인 논의 중심의 정기 회의다. 격주 회의에는 다양한 국적의 직원 30~40명이 대규모로 참여하는데 회의는 60분 안에 종료한다. 회의 공지 이메일을 보낸 사람이 보통 진행도 하는데 처음 2~3분은 인사, 회의 아젠다 공유, 아젠다별 발표-논의 시간, 새로운 참석자를 소개하고 바로 논의에 들어간다. 발표 자료를 사전에 공유해 정보 전달은 최소한으로 하고 아이디어 제공, 정보 교환, 국가별 사례 공유를 중심으로 논의에 집중한다. 참석자는 진행자 안내에 따라 마이크를 켜고 참여하기도 하고, 채팅창에서 질의응답하고, 공유 문서 프로그램으로 회의록을 함께 작성한다. 회의 종료 5분 전에는 결론과 다음 할 일을 정리하고 가장 고직급자가 마무리 발언을 한다. 회의가 끝나면 진행자는 회의 녹화 파일과 공유 문서 링크를 이메일로 바로 공유한다. 분기 비즈니스 리뷰Quartely Business Review, QBR 회의는 아마존의 문서 작성 방식인 6페이지로 진행된다. 6페이지는 불렛 포인트나 개조식 문장을 사용하지 않고 완전한 문장을 이용해 서술형Narrative으로 작성한다. 데이터 기반으로 작성하되 표와 그래프는 부록Appendix으로 첨부한다. 자료 분석, 문서 작성, 수정에 상당한 시간과 에너지가 필요해 회의 일정을 1달 반 전에 공지한다. QBR 회의는 깊은 논의를 위해 시간을 충분히 할애하지만 60분 혹은 90분 이내에 종료하기도 한다. 매니저가 첫 시작 3분 동안 주요 논의 부분을 강조하고, 이어 6페이지 문서를 소리 없이 읽는 침묵의 정독 시간을 10~15분 가진다. 회의 참석 전 6페이지를 읽고 오지만 당일 한 번 더 읽고 참석자 전체가 논의를 위한 정보의 출발선을 정렬한다. 침묵의 정독 후 5분은 데이터와 이해되지 않는 부분을 질의응답하고, 이후 30~40분은 날카로운 질문과 의견 교환으로 토론한다. 참석자는 채팅창을 함께 사용하고 공유 문서로 논의 사항을 함께 정리한다. ... 중략 ... |
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