동아쏘시오그룹_ 데이터 드리븐 HR의 시작, 직무기술서 시스템화
HRM과 HRD를 불문하고 HR에게 직무기술서가 중요하다는 것은 두말할 나위가 없다.
동아쏘시오그룹_ 데이터 드리븐 HR의 시작, 직무기술서 시스템화
제호 : 2022년 12월호, 등록 : 2022-11-24 15:02:27
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HRM과 HRD를 불문하고 HR에게 직무기술서가 중요하다는 것은 두말할 나위가 없다. 실제로 여러 기업의 HR담당자와 이야기 해보면 대부분의 회사는 각각의 직군과 직렬, 직무를 나누고 이에 따른 직무기술서를 보유하고 있었다. 또한 이러한 직무기술서를 만들기 위해 HR 실무자와 각각의 직무전문가 심지어 컨설팅과 협업을 하는 등 많은 시간과 노력을 들이고 있다. 하지만 힘들게 만든 직무기술서를 조직의 여러 영역에서 제대로 활용하고 있는 기업은 많지 않다.

우리가 직무를 분석하는 목적은 무엇일까? 단순히 직무분석을 통해 좋은 직무기술서를 만드는 것이 아니라 직무분석을 통한 채용, 평가, 배치, 조직관리 등 HR 활동의 고도화가 목적일 것이다. 본 고에서는 동아쏘시오그룹의 사례를 통해 시스템과 데이터를 활용해 직무기술서가 어떻게 HR 각 영역에서 가치를 창출할 수 있는지 이야기해 보고자 한다.



현재 직무기술서 활용의 한계점
혹자는 직무기술서를 단순히 '직무를 기술한 사전'이라고 생각할 수도 있지만 직무기술서는 사전이 아니라 나침반과 같이 성과를 창출하고 일의 방향을 알려주는 도구가 되어야 한다. 또한 자신의 일과 다른 동료의 일이 무엇인지를 알게 함으로써 함께 성장할 수 있게 해주는 협업의 도구로 활용되어야 하며 더 높은 레벨과 다른 직무로 성장하기 위한 역량향상의 도구로 활용되어야 한다.

하지만 직무기술서가 가치 창출 도구로 활용되기 위해서는 HR뿐 아니라 여러 구성원이 사용자 친화적인 관점에서 모든 직무기술서를 쉽게 활용할 수 있어야 한다. 또한 직무기술서는 정적인 것이 아닌 조직과 업의 환경, 그리고 업무 프로세스의 변화가 생길 때마다 지속해서 업데이트되어야 한다. 특히 지금과 같이 과거의 경험과 방식으로 성공을 보장할 수 없는 VUCA 시대에는 똑같은 방법으로 더 좋은 결과를 낼 수 없으므로 업데이트의 중요성이 더욱 커지고 있다.

만약 직무기술서가 지속해서 업데이트되지 않으면 자동차를 운전할 때 업데이트되지 않은 내비게이션처럼 직무의 방향을 제대로 안내할 수 없으며, 힘들게 분석한 직무기술서가 몇 년 후 현실과 적합하지 않다는 이유로 점점 유명무실해지는 악순환에 빠져들 수 있다. 그렇다고 HR담당자가 주기적으로 모든 직무기술서를 현업의 부서장이나 직무전문가들과 함께 업데이트한다는 것은 엄청난 에너지 소모를 가져올 것이다.

그러므로 직무기술서를 시스템화 하고 데이터로 관리해야 하는데 직무기술서가 시스템화 되어있지 않으면 HR에서 모든 직무기술서를 관리하더라도 현업에서는 본인의 직무기술서 외에는 활용하기 어렵고 자신의 직무기술서를 업데이트하더라도 이러한 내용을 조직 전체에 반영하기도 어렵기 때문이다. 이렇게 되면 결국 직무기술서는 내비게이션이나 나침반과 같은 역할을 하는 것이 아닌 부서장의 책상 서랍 안에서 필요할 때만 사용하는 사전 같은 존재로 머물게 된다.


직무기술서 상시 업데이트 환경 구축과 데이터 연계
직무기술서의 한계점을 극복하고 모든 구성원이 지속해서 업데이트된 직무기술서를 활용할 수 있도록 하기 위해서는 반드시 직무기술서를 시스템화하고 발생하는 데이터들을 정규화시켜야 한다.

데이터 정규화 과정이란 직무기술서의 정보들을 가지고 데이터의 일관성 있는 관리와 최소한의 데이터 중복 그리고 최대한의 유연성을 위한 과정이라고 할 수 있는데, 쉽게 말해 데이터를 쪼개는 과정이라 할 수 있다. 이를 통해 직무기술서의 활용 용도에 따라 데이터를 레고 조각 맞추듯 가공해 유연하게 활용할 수 있는데, 동아쏘시오그룹은 <그림 1>과 같이 수백 개의 직무기술서를 각각의 '직무 코드 + 회사명'을 구분자로 삼아 직무기술서 각각의 구성 요소들을 HRIS 시스템 내에 구축했다. 또한 시스템에서 발생하는 데이터를 여러 개의 데이터 테이블로 구축하고 분석을 위한 DB와 연결함으로써 현업에서 언제든 최신화된 모든 직무기술서를 한 페이지에서 활용할 수 있도록 구축했다. 

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강지상 동아쏘시오홀딩스 HR전략팀 책임
 
 
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