.jpg) 코로나가 창궐하던 지난해, 오랫동안 만나지 못했던 지인과 만나 이런저런 이야기를 나눴다. 업무와 관련된 이야기 중에 그는 각종 회의에 불려 다니느라 정작 본인의 일을 하지 못해 매일 야근을 한다는 고충을 토로했다. 코로나로 인해 비대면 회의를 준비하는 업무가 추가된 데다 회의 준비부터 회의록 정리, 회의 실행까지 너무 많은 시간이 소요되어 일과시간 내에 업무를 마치기 힘들다 보니 매일 야근을 할 수밖에 없다는 것이다. 잦은 회의가 야근으로 이어지고 이로 인해 극심한 스트레스를 받고 있다는 지인의 이야기를 들으니 절로 안타까운 마음이 들었다. 실제로 기업 구성원들에게 회의에 대한 생각을 들어보면 많은 이들이 시간과 노력을 들여서 회의했는데 결과가 흐지부지 되거나, 회의 후 실행할 일을 체크하느라 애먹거나, 회의를 위한 보고 자료를 만드는 등 회의를 위한 업무를 하는 것에 대한 애로사항을 토로하곤 한다. 본질에서 벗어난 우리의 회의 회의란 두 명 이상의 사람이 모여 어떤 주제에 대해 논의하는 것으로, 구조화된 업무를 만드는데 꼭 필요한 도구이다. 모두를 한 방향으로 이끄는 힘이며 조직에서 중요한 의사소통 및 의사결정이 이루어지는 방식이다. 또한 구성원 간 상호 작용을 통해서 생각, 경험, 지식, 이해를 전달하고 습득하도록 돕는다. 따라서 회의는 위기상황의 극복이나 신사업 개발 시 많이 활용되며 전체 목표를 달성하는데 최적의 방법이라고 할 수 있다. 그런데 우리의 회의는 본질에서 한참 벗어나 있다. 지난 2019년 콘페리가 직장인 2,000명을 대상으로 진행한 회의 관련 설문조사에 따르면 직장인의 67%가 '회의에 너무 많은 시간이 소요되어 업무에 지장을 받은 경험이 있다'고 한다. 이 외에도 직장인들이 일주일에 평균 3.7회 회의를 진행하는데 이 중에서 1.8회가 불필요한 회의였다고 생각한다는 통계나, 수직적인 회의, 흐지부지한 회의, 비효율적인 회의로 인해 회의문화에 불만족한다는 통계, 잦은 회의가 개인의 과업을 방해하며 회의 참여시간 증가로 스트레스가 늘고 만족도가 감소한다는 통계도 이미 수차례 제시된 바 있다. 이에 더해 코로나로 인해 증가한 비대면 회의로 피로와 근심이 발생하고 심신이 지친다는 의미의 '줌 피로Zoom fatigue'라는 신조어까지 유행하고 있는 실정이다. 이처럼 회의는 조직 목표달성에 반드시 필요한 요건이지만 단순히 회의를 하는 것만으로 목표를 달성하기는 힘들다. 오히려 앞서 언급한 것처럼 비효율적인 회의를 하는 경우엔 임금, 기회비용, 효율비용뿐만 아니라 구성원들의 사기저하와 같은 조직적 비용까지도 발생시킨다. 회의에 대한 만족은 직무만족도 전반에 영향을 미치며 직무태도 및 워라밸에 반영되고, 이직 의도와 같은 장기적인 결정에도 영향을 미칠 수 있다. 최근 많은 조직들이 주 52시간 제도와 코로나로 변화한 근무 환경 속에서 효율적으로 업무를 진행하고 생산성 높은 업무환경을 구축하려 노력하고 있으며, 회의와 관련해서도 효율적이고 성과를 내는 방식으로 바꾸기 위해 부단히 고민하고 있다. 그렇다면 어떻게 회의의 생산성을 높이고 회의를 통해 조직의 목표달성에 기여할 수 있을까? 무엇보다 중요한 것은 불필요한 회의를 없애고 회의의 질과 생산성을 높일 수 있는 요인들을 개발해 실천하는 것이다. 회의의 질質을 높이게 되면 회의의 양量이 줄게 된다. 그리고 회의가 결과와 실행으로 이어지면 회의의 수가 줄어드는 선순환을 이뤄낼 수 있다. ... 중략 ... |
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