.jpg) 주 52시간제, 코로나19, 디지털 트랜스포메이션 등으로 비즈니스 환경 변화가 나날이 가속화되고 있다. 이러한 변화 속에서 생존하기 위해 기업이 가장 우선적으로 고려해야 할 부분은 실질적 성과로 이어질 수 있도록 업무를 효율화하는 부분이다. 이를 위해 최근 기업들은 단순반복적인 업무를 디지털화해 효율적인 업무 프로세스를 구축하고, 직원들이 보다 가치 있는 업무에 몰입해 생산성을 높일 수 있도록 하는 데에 매진하고 있다. HR 역시 예외는 아니다. 특히나 근태관리와 페이롤과 같이 정확한 처리가 중요하지만 반복적인 업무에서의 자동화 먼저 시도해 나가는 경우가 많다. 이와 관련해 영림원소프트랩의 근태관리 솔루션 '에버근태'와 급여관리 솔루션 '에버페이롤'의 개발과 보급을 맡고 있는 박경권 BPO플랫폼사업팀 이사를 만나 근태관리, 페이롤 솔루션의 효율적인 적용 방법에 대한 이야기를 나눴다. .png) Q. 단순반복적인 업무를 디지털화해 직원들이 보다 생산성 있는 업무를 수행할 수 있게 해야 한다는 목소리가 높아지고 있습니다. 이 중 HR 영역에서는 어떤 업무들의 디지털화가 활발히 이뤄지고 있습니까?많은 기업에서 디지털 트랜스포메이션 전략으로 RPA(Robotic Process Automation)를 도입하고 있습니다. 실제로 미국의 시장조사기관인 가트너는 2022년이 되면 글로벌 기업의 약 90%가 업무에 RPA을 도입하여 사용하게 될 것이라고 예측한 바 있습니다. 현재까지는 RPA를 단순반복 업무에만 적용해왔지만, 앞으로는 AI와 빅 데이터 기능이 탑재되어 복잡하고 전문적인 업무에도 RPA를 적용하는 시대가 올 것입니다. HR 영역 또한 마찬가지입니다. 특히 반복적인 업무지만 정확성이 수반되어야 해서 HR담당자들이 기피하는 업무인 급여정산업무와 원천세, 4대보험 신고업무 먼저 디지털화가 본격 적용될 것입니다. 이미 미국 기업의 경우 전체 기업의 80% 이상이 급여 아웃소싱 서비스를 이용할 만큼 보편화된 영역이기도 합니다. 근태관리 역시 빠르게 디지털화될 것이라 예상합니다. 근태관리 솔루션은 HR담당자뿐만 아니라 전 직원들이 사용해야 하는 만큼 끊김 없이 연속적으로 서비스 하는 것이 가장 중요한데, 영림원에서는 사람이 아닌 로봇이 서비스의 속도 저하 등을 사전에 탐지하고 24시간 모니터링하는 신개념 프로그램 인터페이스 기법인 RUI(Robot User Interface)를 적용한 RPA 기술을 개발, 올해 말부터 RUI를 본격 적용하여 24시간 365일 무중단 서비스를 제공할 계획입니다. Q. 근태관리, 페이롤 부분의 디지털화가 점점 더 중요해지는 이유는 무엇입니까? 주 52시간 근무, 코로나 팬데믹으로 근무형태와 근무환경이 급변하면서 기업의 생산성 측정과 평가의 중요성이 점점 더 커지고 있기 때문입니다. 근태관리와 페이롤의 디지털화는 생산성을 측정하고 예측할 수 있게 하고, 제조업 등의 생산원가를 계량화하여 기업의 인사 및 경영전략에 활용할 수 있도록 합니다. 근태관리의 경우 비대면 근무환경을 지원하려면 정규직, 계약직을 불문한 모든 직원이 인사시스템에 모바일로 근무상태를 기록할 수 있어야 합니다. 특히 3교대, 4교대 근무형태로 24시간 생산라인이 운영되는 제조업이나 모바일 근무형태가 기본인 유통업에서 그 수요가 빠르게 증가하고 있습니다. 이제는 기업의 장·단기 시장 상황에 맞추어서 빠르고 쉽게 관리기법을 변경할 수 있도록 근태관리를 해야 하고, 단순히 출퇴근을 기록하는 데 그치는 시스템이 아니라 1년간의 생산원가를 예측하여 기업 예산에 반영하고 짜임새 있게 인력운영을 할 수 있도록 양질의 정보를 경영진에게 제공할 수 있도록 해야 합니다. 또한 페이롤은 전문분야 업무입니다. 이미 미국 기업의 80%, 일본 기업의 70%가 페이롤 업무를 전문회사에 아웃소싱하고 있습니다. 모든 IT기술이 융합되는 4차 산업혁명 시대에는 전문분야 업무를 디지털화하지 않고는 생존이 불가능합니다. 즉 페이롤과 근태관리를 디지털화 하는 것은 기업의 경쟁력 유지를 위한 하나의 생존 방법이라고 볼 수 있습니다. Q. HR에서 근태관리, 페이롤 아웃소싱 솔루션을 활용하면서 HR담당자들이 자주 겪는 어려움은 무엇입니까? 가장 단순하게는 수기작업으로 기록된 기업의 규정 등을 근로기준법에 맞게 하나하나 손보며 디지털화하는 부분에 어려움을 느낍니다. 하지만 이보다 더 근본적인 어려움은 디지털화를 하며 높아진 경영진의 기대치를 충족시키는 것입니다. HR담당자는 근태관리, 페이롤 부분을 디지털화해서 얼마나 생산성 향상 효과를 거두었고, 어떤 미래가치를 기대할 수 있는지에 대해 실제 통계 자료를 통해 수치로 설명할 수 있어야 합니다. 이 외에 근태관리와 페이롤은 밀접하게 연결되어 있기 때문에 각기 다른 기업의 솔루션을 활용하는 경우 연동의 어려움을 느끼는 경우가 많습니다. 연장근로 등의 수당을 근태관리 솔루션에서 조회하고 이를 다른 기업의 페이롤 솔루션에 맞게 가공하고 검증하는 작업이 별도로 필요하기 때문입니다. 예를 들어 100여명의 생산직 교대조를 운영하는 회사의 경우 페이롤 데이터 가공 처리에 보통 5일 정도 소요되는데, 만약, 한 회사의 근태관리와 페이롤을 같이 사용한다면 근태관리 데이터가 자동으로 급여데이터에 반영되므로 시간과 인력을 획기적으로 절감할 수 있게 됩니다. Q. 근태관리, 페이롤 솔루션 선정 시 인사담당자들이 가장 유념해야 할 부분은 무엇입니까? 크게 3가지 부분에 대해 말씀드리고 싶습니다. 첫째, 디지털 트랜스포메이션이라는 시류에 합류하기 위해 IT 솔루션을 새롭게 도입하는 것은 아닌지 유의해야 합니다. 그럴싸한 마케팅과 화려한 UI에 현혹되기보다는 실제 우리 회사에 잘 맞는 솔루션인지 철저히 검증해야 합니다. 둘째, 다양한 업종에 속한 많은 고객사들에 근태관리와 페이롤 솔루션을 적용해 본 경험과 노하우를 가진 기업을 선택해야 합니다. 근태관리와 페이롤은 밀접하게 연동되어 있기 때문에 어느 한 분야만 전문으로 다루는 업체보다는 두 분야 모두를 전문적으로 다루는 기업에서 서비스 받으시길 권유 드립니다. 마지막으로, 페이롤의 경우 급여보안에 대한 대응을 철저히 하고 있는지 검토해야 합니다. 참고로 영림원의 경우 RUI를 적용해 사람이 아닌 로봇이 급여정보를 처리, 기업의 급여담당자도 임직원 개개인의 급여정보를 알 수 없을 정도로 철저히 급여정보를 관리하고 있습니다. Q. 근태관리나 페이롤 솔루션 도입시 정형화된 솔루션을 도입해야 해 어려움을 겪는 경우가 많다고 들었습니다. 영림원에서는 이러한 어려움 해소를 위해 어떤 지원을 하고 있습니까? 영림원은 현재 매출액 500억 이상의 2000여 고객사에 근태관리, 페이롤 서비스를 제공하고 있습니다. 이들 기업이 공공, 제조, 화학, 섬유, 반도체, IT, 유통 등 다양한 업종에 속해 있고, 근무형태나 급여체계가 모두 다름에도 불구하고 하나의 표준으로 근태관리와 급여 서비스를 제공할 수 있었던 것은, 영림원이 각 고객사의 업종이나 환경에 따른 니즈를 반영한 커스터마이징을 제공하고 있기 때문입니다. 다양한 고객사들에 대한 서비스 적용 경험을 바탕으로 쌓아온 영림원의 커스터마이징 노하우는 국내 굴지의 회계법인에서 영림원의 시스템을 자신들의 글로벌 고객사에 제공할 정도로 인정받고 있는 영역입니다. Q. 주 52시간제, 코로나19로 유연근무제와 재택근무 등 근무시간과 장소가 다양해지면서 근태관리 유형이 복잡해졌습니다. 디지털화를 통해 이러한 복잡해진 근태유형까지도 관리할 수 있습니까? 주 52시간제 도입으로 노동생산성이 더욱 중요해졌습니다. 이제 근태관리의 목적이 단순 출퇴근, 휴가 관리에 그치는 것이 아니라 이전보다 강화된 근로기준법의 준수에서부터 코로나 팬데믹으로 인해 복잡해진 근무형태를 지원하는 데까지 확장된 것입니다. 영림원의 클라우드 SaaS 방식 근태관리 솔루션인 에버근태는 이러한 복잡한 근태유형을 손쉽게 관리할 수 있도록 지원하고 있습니다. 모든 직원이 모바일로 근무일정을 확인하고, 자체 결재시스템으로 근태신청이나 근태결과 조회가 가능하며, 근태관리자는 직원들의 근무일정을 원하는 기간 단위로 최대 1년치 일정까지 설정해 운영할 수 있습니다. 또, 구조화된 탬플릿을 제공해 복잡한 근무조와 다양한 유연근무제도를 손쉽게 반영할 수 있도록 했습니다. 기본 기능인 연차 생성, 맞춤형 휴가관리는 물론, 각 근무조별로 공휴일 설정과 휴게시간 운영을 지원하고 있습니다. 심지어 생산직 근로자의 교대근무 시간, 갑작스러운 기기 이상으로 호출됐을 경우의 초과근무 시간까지도 관리가 가능합니다. 그리고 이렇게 계산된 시간이 '에버페이롤'로 연동되어 바로 급여로 계산되는 형식인 거죠. Q. 페이롤의 경우 단순반복적인 업무이더라도 세무, 노무 대응이 필요한 경우가 발생하기 때문에 기업에서 아웃소싱 서비스 이용을 꺼려하는 경우가 있는데요. 페이롤은 단순반복적이라기보단 복잡반복적인 업무 입니다. 세무, 노무 관련 법들이 시시각각 변화하고 이를 제대로 반영하지 않으면 곧바로 구성원들의 항의나 법적 조치로 이어질 수 있는 영역이기 때문입니다. 그래서 영림원에서는 파트너사로 제휴를 맺은 노무, 세무, 회계법인 전문가들이 고객사 HR담당자들의 세무, 노무 관련 질문을 즉각 해결할 수 있도록 돕고 있습니다. 내년에는 메신저 서비스를 구축, 상담내용에 대한 자동 기록을 통해 보다 체계적인 상담을 제공할 예정입니다. Q. 새롭게 근태관리, 페이롤 솔루션을 도입하면서 기존 솔루션과의 연동을 걱정하는 HR담당자들이 많을텐데, 영림원에서는 이러한 부분을 어떻게 지원하고 계십니까? 에버근태의 근태 데이터를 다른 ERP나 그룹웨어에 입력할 수 있도록 엑셀 형태의 데이터를 제공하고 있기 때문에 연동에 아무런 문제가 없습니다. HR부서의 경우 회사의 노무 규정에 맞는 근무조 형태를 구두 또는 수기작성한 운영표만 준비하시면 됩니다. 간혹 근태관리 데이터의 타 ERP 급여 시스템 연동 이슈가 발생할 수 있으나, 이 경우에도 에버근태에서는 고객사가 원하는 형식의 데이터를 제공하고 있습니다. 프로그램 간의 직접 인터페이스를 원하는 경우 API(Application Programming Interface)를 제공하여 고객사가 손쉽게 연동가능하게 하거나, 에버근태에서 명령버튼을 통해 고객의 DB에 직접 데이터를 적용가능하게 합니다. 또한 근태승인 절차를 그룹웨어 전자결재와 연동하길 원하는 경우도 있는데 에버근태에서는 근태관리 전용 전자결재 기능이 자체적으로 아주 쉽게 활용할 수 있도록 적용되어 있으며, 결재상신, 결재, 취소, 통계, 상태관리 등 기존 그룹웨어에서 적용하기 어려웠던 부분들까지도 지원하고 있습니다. 페이롤 솔루션의 경우 이전에 다른 솔루션을 사용하던 고객사에서 연말정산 적용을 원활하게 할 수 있을지 걱정하는 경우가 많은데 이 역시 엑셀 형태의 데이터만 주시면 바로 호환이 되게끔 셋팅해 드리고 있습니다. Q. 근태관리와 페이롤 영역의 반복적 업무를 줄이면서 HR담당자들이 보다 고부가가치의 업무에 전념할 수 있게 된 실제 사례를 소개해 주신다면. 일반적인 공공, 제조, 화학, 섬유, 반도체, IT, 유통업계에서 근태관리와 페이롤 영역의 반복적인 업무를 줄이고 다른 업무에 몰입하게 된 경우는 일일이 사례를 이야기하기 어려울 정도로 많습니다. 이 중에서 가장 기억에 남는 사례는, 전국 단위에 100여개 이상의 사무소를 운영하는 기업에서 에버근태와 에버페이롤을 도입한 사례입니다. 각각의 사무소에서 수기로 취합, 정산해서 본사에 보고하고 검증했을 때에는 해당 업무에 많은 시간을 투입해야만 했는데, 솔루션 도입 이후에는 근태업무와 연장근무 수당 계산 등 급여 정산 업무를 에버근태를 통해서 디지털화하여 정확한 실 데이터를 실시간으로 처리할 수 있게 됐습니다. 관련 업무에 종사하던 100여명의 구성원들이 한 달에 2주 이상의 업무시간을 절약할 수 있게 되어 기존에 늘 부하가 걸리던 다른 업무나 고객 서비스에 집중할 수 있게 됐죠. Q. 근태관리, 페이롤을 비롯한 IT솔루션 도입을 고려하고 있는 인사담당자들에게 조언의 한마디 부탁드립니다. HR담당자들이 근태관리, 페이롤 솔루션을 도입했을 때 얻을 수 있는 이점에 대해 수치적으로 정확히 알고, 이를 통해 경영진을 설득할 수 있어야 합니다. 관리 체계를 어떻게 개선해야 할지, 비용이 얼마나 절감될지 등에 대해 명확히 알고 있어야 하는데, 이를 위해서는 직접 자사에 맞는 서비스를 알아보고 각각의 서비스를 검증하는 PoC(Proof of Concept)에 직접 참여해 보는 것이 중요합니다. 특히나 근태관리 서비스의 경우 끊김 없이 연속성을 가져가는 것이 무엇보다 중요한 부분이기 때문에 충분한 검증 과정을 거쳐 자사의 실정에 맞는 다양한 서비스를 제공할 수 있는지 여부를 먼저 판단하시는 것을 추천드립니다. |
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