바야흐로 모바일 시대가 도래했다. 2016년 스위스의 다보스포럼에서 처음 등장했던 4차 산업혁명에 대한 이야기는 현재를 살아가며 미래를 준비하는 우리에게 지속적으로 화두가 되고 있다. 인공지능, 핀테크(fintech), 사물인터넷, 빅데이터, 클라우드 컴퓨팅, 3D 프린터 등의 트렌드가 세상의 속도 변화를 대변하고 있다. 모든 트렌드는 모바일이 중심이 되어 있고 SNS 또한 모바일을 통해 폭발적인 성장을 했다는 것은 어느 누구도 거부할 수 없는 우리들의 현재이다. 업무환경 또한 새로운 변화에 따라 대응전략과 교육 방안이 필수다. 그 전략을 한마디로 정의한다면 스마트워크를 통한 업무 프로세스라고 할 수 있다.

스마트워크 시대, 효율적 시간관리가 관건
스마트워크는 시간, 공간 등에 제약 없이 언제 어디서나 업무를 보고 정보와 자료를 클라우드로 관리하는 개괄적인 정의 이외에도 불필요한 것을 줄이고 꼭 필요한 것에 집중하는 의미도 포함된다. 인터넷 시대에서 모바일 시대로 지나오면서 가장 큰 변화 중 하나는 시간을 매우 함축적으로 사용하고 있다는 것이다. 다시 말하면 시간을 효율적으로 관리하는 사람과 그렇지 않은 사람과의 격차가 커진다는 것을 의미한다.
예를 들어 아날로그 플래너로 일정관리를 한다고 해보자. 사용하지 않는 사람보다는 일정관리에 도움이 되겠지만 분실하거나 사무실에 놓고 외근을 나왔다면 플래너에 메모한 내용이나 다음 주 일정 등을 확인하기 위해서는 사무실에 복귀하거나 사무실에 있는 다른 사람에게 연락을 해야 하는 불편함이 있다. 또한 중요한 거래처와의 미팅 내용을 다시 찾거나 회의록을 찾을 때도 많은 시간이 걸리는 경우가 있으며 데이터가 많아질수록 관리가 쉽지는 않다. 문제 해결을 위해 디지털 캘린더를 사용한다면 수월하게 관리가 된다. 스마트폰으로 검색을 통해 원하는 정보를 빠르게 찾아 업무나 일상에 바로 적용할 수 있으며 본인이 삭제하지 않는 한 분실될 위험이 없고 자료 보존력이 높다. 결국 개인의 생산성을 넘어 팀과 기업의 생산성까지도 좌우하게 된다.
하지만 아직까지도 스마트워크에 대한 정보가 부족하고 비용에 대한 부담을 가지고 있는 경우가 많다. 중견기업 이상이라면 스마트워크센터를 구축하거나 새로운 시스템의 구축이 필요하겠지만 대부분의 기업에서는 오히려 비용을 절감시켜준다. 오피스 프로그램 교육을 하는 A기업은 임직원의 합의를 통해 과감히 사무실을 없앴다. 그리고 주 1회 커피전문점에서 회의를 하고 각자 집으로 돌아가거나 외부에서 업무를 본다. 일정은 모두 공유되어 있고 하루 동안의 일과를 클라우드를 통해 체크할 수 있도록 되어 있고 급한 회의가 필요할 경우에는 화상통화와 채팅 앱 등을 통해 언제 어디서나 손쉽게 이뤄진다. 사무실 임대료를 포함한 관리비용 부분을 과감하게 직원들에게 투자했고 그 결과로 오히려 비용은 절감됐고 생산성은 더 올라갔다.
B기업은 전국에 영업망을 갖춘 제조 및 유통기업이다. 지역별 각 지부와 본사와의 커뮤니케이션 문제로 여러 시스템을 도입했지만 모두 도움이 되지 않았다. 하지만 커뮤니케이션 도구를 도입하여 본사에서 전국 지부를 손쉽게 컨트롤하고 각 지부에서는 지부 혹은 본사와의 즉각적인 소통을 통해 재고관리부터 마케팅 지원까지 원스톱으로 업무처리가 간편해지고 신속해졌다. 따라서 직원들의 사기도 많이 올라갔다. 모든 업무에 스마트워크를 도입하지 않고도 커뮤니케이션 툴 하나만으로 적지 않은 변화를 주었다. 스마트워크가 비용부담을 준다는 잘못된 인식을 반증하는 사례라고 할 수 있다.

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