근로기준법 개정으로 2018년 7월부터 300인 이상 사업장은 '주 52시간'을 지켜야 한다. 68시간(평일 40시간 + 평일 연장 12시간 + 휴일근로 16시간)에서 52시간(주 40시간 + 연장근로 12시간)으로 16시간이 줄어들었다. 50~300인 미만인 기업도 2020년도부터는 '주 52시간' 근로제를 지켜야 한다. 또한 사무관리직에서 운영되고 있는 포괄임금제가 폐지될 경우 근로시간 단축은 더욱 가속화 될 것이다.
근로시간이 단축되면서 기업의 고민이 깊어지고 있다. 법적인 대응도 중요하지만, 근본적으로는 일하는 방식의 개선을 통해 실효성 있는 근로시간 단축도 도모해야 하기 때문이다.
특히 사무관리직의 업무개선과 관련해서는 더욱 고민이 깊어지게 됐다. 기업의 사업구조가 첨단-고도화하면서 사무관리직과 연구개발직 등 화이트칼라 직무의 중요성은 높아지고 있는데, 이런 업무는 특성상 시간외근로가 진짜 필요해서 하는지 판단하기 어렵기 때문이다.

업무 생산성의 개념과 접근방법
기업현장에서 피상적인 근로시간 단축이 아닌 실효성 있는 근로시간 단축을 위해서 어떻게 해야 하는가? 사무관리직의 업무 생산성을 높이기 위해서 일반적으로 시간 생산성 개념 하에 중소기업 컨설팅에 접근한다. 업무의 생산성 향상을 위해서는 아래와 같이 3가지 방향에서 업무개선 및 관리가 이루어지도록 한다.
첫 번째는 실제 가치 활동시간을 높여야 한다. 모호한 업무분장으로 인해 중복된 업무를 하고 있지는 않은지와 과잉모니터링 등으로 인한 비효율적인 시간은 없는지 등을 검토한다. 두 번째는 업무 프로세스의 표준화를 통해 동일한 시간을 투입하더라도 일정한 아웃풋_Output이 나오도록 업무표준화를 실시한다. 세 번째는 업무시간을 줄이는 방식과 더불어 플러스적인 요소로 실제 성과 자체를 높여 생산성을 증대시키는 방식으로 접근한다. 이는 전략적인 요소와 관련이 있다. 업무목표를 설정하고 KPI(핵심성과지표) 관리를 통해 아웃풋 중심으로 업무를 수행하도록 관리하는 것이다.
본 기고문에서는 세 번째로 언급한 전략적 성과관리를 제외한 앞의 두 가지 컨설팅 수행 방법 및 사례를 통해 중소기업의 관리자들이 업무 생산성을 높이기 위해 어떤 활동을 해야 하는지에 대해 살펴보고자 한다.
직무조사 및 업무 프로세스의 분석
업무 간소화를 위해서는 먼저 업무에 대한 조사를 기반으로 업무를 수행하게 된다. 업무에 대한 분류, 업무의 세부 활동, 업무의 흐름, 업무시간, 업무에 필요한 인풋_Input자료와 아웃풋_Output 자료가 무엇인지 직무조사서를 통해 자료를 수집한다.
직무조사서를 바탕으로 업무분류를 명확히 하고, 업무 프로세스가 어느 정도 기준에 부합하는지를 먼저 검토한다. 업무가 어느 정도 명확해지면 부서별 워크숍을 통해 업무프로세스를 작성하고 업무 프로세스상 어떤 이슈가 있는지를 파악하게 된다. 업무에 대한 이슈가 명확해지면 다음 단계에서 가치활동 시간을 저해하는 요소가 무엇인지를 파악하고 개선하며, 최종적으로 업무 프로세스를 표준화해 일정한 아웃풋_Output이 도출되도록 업무표준절차서를 작성, 업무생산성을 제고하는 방식으로 컨설팅을 완료한다.

... 중략 ...